تخطيط المشروع 4 / مرحلة تقييم المخاطر مع التحليل , المراقبه والتحكم.

لقد تغيبت الفترة الماضية بدواعي التفرغ لدراسة بعض المواد المهمه, وها أنا الأن سوف أكمل موضوعنا (تخطيط المشروع) في جزئيته الرابعه وهي الأخيره . وسوف تشمل عدة مسارات في أخر مراحل المشروع وهي تقييم المخاطر والتحليل الأحصائي والمراقبه والتحكم بالمشروع.
موضوعنا هذا هو أمتداد لما سبقه ولكي يكون لديك فكرة في الشرح, يجب ان تكون قد قرأت ولو بشكل عام عن المواضيع السابقه من الاولى الى الثالثه في تخطيط المشروع.

تقييم المخاطر بالمشروع هي طريقه تساعد في قياس احتمالية وعواقب عدم الوصول الى أهداف المشروع.

المخاطر تنطوي على مفهوم الشك Uncertainty وعدم التأكد الذي له علاقه مباشرة بالتكاليف والوقت. فامدير المشروع يستخدم ادوات تساعده في معرفة ابعاد المخاطر على المشروع لكي يتم تجنبها. وفريق المشروع يتعامل أيضا مع هذه الشكوك التي تكون عادة اسبابها نقص في الموارد البشرية او تغيير مفاجئ بالطقس او تأخر التموين والإمداد, فاعلى مدير المشروع وفريقه استخدام أدوات مهمه تساعدهم في تحليل المخاطر مثل التحليل الإحصائي الذي سوف نتحدث عنه هنا.طريقة المحاكاة هي جزء من التقييم والتحليل وهي معالجة كميات من البيانات ولكن لن اشملها في الموضوع هنا بسبب انها تحتاج موضوع خاص وسوف اقدمها انشالله.

هذه الأدوات تدعم مدير المشروع وفريقه في تحليل المخاطر وتقدير إحتماليات Probabilities إنتهاء المشروع بالوقت المقرر.

تخطيط إدارة المخاطر بالمشروع هي موكله لمدير المشروع ويجب عليه ان يعرف كيف يدير تخطيط ادارة المخاطر ليتم التعرف على المخاطر المؤدية الى الفشل, وبالتخطيط المتماسك والناجح سوف ينتج عنه معرفة رياح المخاطر من أين سوف تأتي ومواقعها لكي يتم عمل خطط للأنقاذ والطوارئ لعزل الفشل عن المشروع بقدر الإمكان, ومدير المشروع يجب ان يهتم بعدة عوامل مهمه وهي كالتالي:

  •  ملأئمة الأسترتيجية Strategic Fit  :  هو أن الأهداف يجب أن تتطابق مع توجهات المشروع.
  • مميزات الخدمه او المنتج Service or Product Attributes : وهو أن أدخال او تطوير منتج او خدمه سوف يكون معرض للمخاطر القانونية والتقنية او أحتمالية ان أحد المنافسين طرح خدمه او منتج أفضل أو خدمات ومنتجات جديده لايوجد مثلها. والمخاطر القانونية ربما تظهر على شكل رفع قضيه بأن يتم تغيير المنتج.
  • قدرات فريق المشروع Project Team Capability : وهو أن الفريق ربما يكون غير قادر على أكمال المشروع نظرا لأتساع حجمه او تعقيده او لمشاكل اخرى تقنية.
  • العمليات Operations : وهو أن يكون هناك أحتمالية ضعف المعلومات والبيانات وعدم مصداقيتها وضعف التقدير وايضا ضعف الأتصالات حيث أن الأتصالات مهمة في إدارة المشروع وايضا لربما أن يكون هناك أحتمالية فقدان أحد الأنشطة السابقه.

يجب على مدير المشروع وفريقه الاهتمام بهذه المخاطر وأن يوضع لها خطط طوارئ  Contingency إن حدثت, وكلما زادت المخاطر على المشروع زادت الصعوبات فيه.

التحليل الإحصائي  Statistical Analysis

هي الأداة التي ذكرتها والتي يجب أن يتم أستخداماه وهي التي تستخدم في التحليل والتقييم وهي طريقه يتم استخدامها لثلاث تقديرات بالوقت, وسوف نقوم بعمل مثال بسيط في نفس السياق للمشروع.

مدير المشروع وفريقه يجب ان يقيموا الوقت لكل نشاط بثلاث أوقات أي أن يقدروا ماهو أسرع وقت ينتهي النشاط أي الأقصر,  وماهو الوقت التقريبي المرجح لإنتهاء النشاط وماهو الوقت النهائي والأخير لأنتهاء النشاط. على سبيل المثال لبناء بيت ..اسرع وقت متفأل 3 اشهر والمرجح 6 اشهر والأخير أي المتشائم 12 شهر.

والطريقه المتبعه هي كالتالي :

  1. الوقت المتفأل (Optimistic Time  (a وهو أقصر وقت لأنتهاء النشاط.
  2. الوقت المرجح (Most Likely Time (m وهو الوقت التقريبي المرجح لأنتهاء النشاط.
  3. الوقت المتشائم (Pessimistic Time (b وهو أطول وقت لأنتهاء النشاط.

هناك افتراضان مهمان الأول هو افتراض a, m & b  أن يكون تقديرهم دقيق حسابيا ولكن كيف ذلك؟

الطريقه هي أن يكون هناك أجتماع ونقاش وتفاوض بين فريق المشروع ومدير المشروع على وجوب تحديد مدى أزمنة أنتهاء الأنشطة أي الوقت المتوقع.  وألافتراض الثاني هو أن الأنحراف المعياري لكل وقت نشاط  يجب أن يكون سدس مدى b-a….أي لو أن أحدى ألانشطة يتبع التوزيع الطبيعي فهذا يعني أن الوقت الحقيقي للنشاط سوف يقع على أمتداد 6 سجما (أنحراف معياري) أي أن هناك أحتمالية %99.74 أن الوقت الحقيقي سوف يقع بين a و b.

الرسم التالي يوضح ذلك وهو التوزيع الطبيعي Normal Distribution الذي يوضح المتوسط والوقت المرجح (Most likely Time (m اللذان يجب ان يكونا متشابهان. فلو أن a و b اصبحا داخل 6 سجما فاهذا يعني كما اسلفت أن الوقت الحقيقي المستنتج سوف يقع بينهما بنسبة %99.74

Normal curve

قانون الوقت المتوقع (Expected Time (Te

Weighted average

قانون التباين بتوزيع بيتا Variance of the beta distribution

Variance

الأن سوف نحسب المتوسط والتباين من مثالنا السابق في الموضوع الأول من تخطيط المشروع وتحديدا تخطيط الشبكة… ولنفترض أن فريق المشروع قد تفاوض وتوصل الى التقديرات التالية للنشاط A

Eq

لحساب الوقت المتوقع والتباين للنشاط A سوف نستخدم المعادلتين أعلاه وايضا سوف نطبقها على باقي الأنشطة لكي نعرف من الأكثر أحتمالاُ أنتهاءه غير مؤكد.

Eq 2

Ex vs Var

لقد تم عمل الأستنتاجات أعلاه وعلى مدير المشروع وفريقه الأنتباه الى النشاط E , G و I حيث أكبر أحتمالية في عدم التأكد من انتهاء النشاط يقع في I  ثم E و G , ومعرفة أسباب ومصدر عدم التأكد في هذه الأنشطه والقيام بعمل اللازم لتخفيض التباين Variance.

 المراقبه والتحكم في حالة المشروع Monitoring the Project Status

بعد أن أنتهى مدير المشروع وفريقه من تقييم المخاطر والتحليل الأحصائي , فسوف يستعدون لمواجهة أهم مافي المشروع كليا وهو المدى Scope حيث يجب  إبقاء المشروع على الجدول المحدد وعلى الموارد المخصصه في الميزانية.

هنا يجب مراقبة المشروع ومعرفة حالته بشكل يومي , ولكي يتم اكتمال المشروع بدون مشاكل يجب الاهتمام بثلاث عناصر في المراقبه والتحكم وهي حل المشاكل والمخاطر ومعرفة حالة جدول المشروع.

  • حل او كشف المشاكل والمخاطر  Open Issues and risks هي طريقه في المراقبة والتحكم تجعل من أية مشكلة قد تم حلها وأيضا هي طريقه تجعل من مدير المشروع أن يعرف أية مشكلة يجب حلها بالتوالي ومعرفة كل مسئول عن حل المشكلة بعمل الاجتماعات السريعه وتحديد اي مسار أو نشاط سيتأخر لمواجهة اية مخاطر وتفاديها.

حالة الجدول وزمن المشروع Schedule Status وهي طريقه في المراقبة أي تحديث المستجدات بالمشروع وهي تساعد مدير المشروع وفريقه بفضل وقت التراخى Slack Time في التحكم في الأنشطة ذات المسارات الحرجة Critical Paths بنقل أمدادات وغيره.

 المراقبه والتحكم في الموارد Monitoring the Project Resources

موراد المشروع سوف يكون عليها مراقبه وتحكم أيضا ومن دون مراقبتها يعتبر خطاء جسيم. الموارد لكل مشروع تستنفذ بمعدلات مختلفه بسبب جدول كل نشاط وزمنه فلذلك المشروع له دورة حياة حيث تحتوي الدورة على اربع مراحل وهي:

1- التحديد والتنظيم Definition and Organization

 2- التخطيط Planning  

3- التنفيذ Execution 

4- الأغلاق Close Out

ماذا يعني هذا؟

لكل مرحلة تحتاج  إلتزام لإيصال الموارد والاستحواذ عليها ,على سبيل المثال للتقريب , التحديد والتنظيم في المرحلة الأولى يحتاج مورد بشري ومستواه لم يرتفع وعند مرحلة التنفيذ يكون المورد البشري على أعلى مستوياته من التشغيل في كل الأنشطة للمشروع وعند الاغلاق يكون مستوى المورد البشري منخفض حيث لايوجد الا بعض الانشطة الصغيره الجاهزة للأغلاق والانتهاء منها.

المرحلة الأكثر أستهلاكَ للموارد هي التنفيذ وهذا واضح بالرسم أدناه. ولكن يجب مراقبة الموارد والمواد لتجنب أحتمالية أستنفاذ واستهلاك الزوائد Overload  أو وضع كميات كبيره من المواد الغير محتاجه.

رسم يوضح دورة حياة المشروع حيث يتطلب كل مورد مختلف التزام في حياة المشروع.

Phases of Monitoring

التحكم بالمشروع Controlling the Project

بنهاية المشروع يبقى على مدير المشروع أن يكون لديه القدرة على الأستخدام الأمثل لكل الموارد وايضا القدرة على إدارة كل الأنشطة لتحقيق الأهداف. مدير المشروع يهتم كثيرا بالعناية بالموظفين وكل عامل لديه في المشروع حيث يعتبرون من أهم أصول الشركة وأيضا المعدات والمصاريف.

أولاَ , من المهام المهمه هي تطوير الموظفين وهي أن يهتم بتطوير مهاراتهم بالمشروع وتوكيلهم مهام قادرين على النجاح بها وهذا لكي يخرج من يديه قيادين بالمستقبل في ادارة المشاريع.

ثانيا, المحافظة على كل المعدات والأجهزة بالقيام بالصيانة الدورية لتجنب تعطل المشروع , وايضا مراقبة المستودع وطريقة التخزين وتجديد القطع ان لزم الأمر وسد النقص.

وأخيرا, هو المحافظة والتحكم بالمصروفات للحفاظ على مستويات الموارد المالية.

جميع برامج الحاسوب في أدارة المشاريع كابروجكت مايكروسوفت وبرمافيرا وغيرهم يحتوون على خصائص مميزة تساعد مدير المشاريع في معرفة و فحص التقارير المحاسبية والميزانية وتقاريرها ورأس المال الأستثماري وتقارير السيولة. كل هذه الخصائص تعطي معلومات عن المشروع إن أنحرف عن الخطة المرسومة فلو حدث فاسوف يصبح هناك تباين عندها يجب معرفة الأسباب لحدوث التباين.

على أية حال, المراقبة والتحكم يأتي فقط عند مرحلة التنفيذ ومابعدها في دورة حياة المشروع , وعند مرحلة الأغلاق يكون هناك تجميع لتوصيات فريق المشروع لأخذ بعين الأعتبار التحسينات المهمه وعندها بأمكان كل فريق العمل على هذه التحسينات.

بالنهاية موضوعنا هذا, إدارة المشاريع المحترفه هي قوة لكل شركة لأنها تؤثر كثيرا بكل مهام الشركة والمنظمات وهي قوة التغيير. إدارة المشاريع المحترفه الناجحه هي التي تهتم وتضع بالاعتبار المدى Scope وأهداف المشروع وايضاَ قائد المشروع والفريق المساعد والمعاون على تخطي الصعاب والمشاكل واخيراً هيكل التنظيم للمشروع. أما مايأتي بعد كل هذا هو كما شرحت بالمواضيع السابقه وهي التخطيط للمشروع طريقة تفكيك المشروع Work Breakdown Structure وتخطيط الشبكة للمشروع وتطوير جدولة المشروع وتحليل المفاضلة في التكاليف ثم اخيرا تقييم المخاطر والمراقبة والتحكم.

هذا هو نهاية موضوع تخطيط المشروع وسوف اقدم موضوع مختلف يهم كل مهتم بالعمليات والمشاريع والجودة والاساليب الكمية.

10 أفكار على ”تخطيط المشروع 4 / مرحلة تقييم المخاطر مع التحليل , المراقبه والتحكم.

  1. شكرا جزيلا على هذه المعلومات المهمة و المفيدة. الله يجعل هذا العمل في ميزان حسناتك يا أستاذ

  2. تعقيب: تخطيط المشروع 4 / مرحلة تقييم المخاطر مع التحليل , المراقبه والتحكم. | الاكاديمية العربية الدولية

فضلاً اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s