تخطيط المشروع 3 / مرحلة المفاضلة

في المدونه السابقة تحدثت عن كيفية جدولة المشروع من دون استخدام برامج الحاسب الألي كامايكروسوفت بروجكت وبريمافيرا وهي المبادئ الأولى في الطريقة العلمية لإدارة المشاريع , وهذه الطريقة ايضا  يتم العمل بها عمليا في إدارة المشاريع  الصناعية والإنشائية والتقنية والطبية الكبيرة منها والصغيره. وسوف تشاهد بالأسفل جدولة المشروع باستخدام برنامج مايكروسوفت بروجكت Microsoft Project مع النتائج بواسطة مخطط Gantt Chart التي تحصلنا عليها في المدونة السابقة وهي 69 اسبوعا مدة المشروع مع الخطوط الحرجه التي هي بالون الاحمر.

سوف نكمل في هذه المدونه مرحلة المفاضلة في المشروع وهي مرحلة مهمة لمدير المشروع وهي معرفة أفضل جدول تقل فيه التكاليف مع أقل مدة للمشروع وسوف اشرحها بشكل مبسط.

في إدارة المشاريع يتم التركيز على كل مسار مجدول والحفاظ ايضا على مستويات تكاليف مقبولة حيث تبقى التكاليف على سقف محدد وهذا يجب ان يتم التحكم به . وفي مشروعنا الذي هو بناء مقر عام  سوف نحافظ على اقل التكاليف في اكمال المشروع , على سبيل المثال , لو ان هناك مشروع يريد صاحبه اكماله باسرع وقت فأنه ينبغي عليك كامدير مشروع معرفة الوقت الفائض لكي تقوم بالتحركات اللازمة مثل زيادة ساعات العمل و نقل بعض المواد والمعدات واليد العاملة من الأنشطة التي لاتؤثر على كمال المشروع إلى أنشطة تؤثر في كمال المشروع وهي الأنشطة الحرجه وهذا لأهمية تقليل فرص التأخير الذي لو حدث فأنه سوف يلزم مدير المشروع بدفع مخالفة أو عقوبة تأخير وبالمقابل ايضا انه لو تم اكمال المشروع قبل الوقت المحدد فأن مدير المشروع سوف يحصل على مكافأه اوخصم وأيضا  انه لو تم الانتهاء مبكرا سوف يتم تقليل التكاليف الغير مباشرة ,كل هذا من شأنه أن يرفع كفاءة الأرباح عند الأنتهاء من المشروع مبكرا.

فاعليه, فأن مدير المشروع يجب ان يقوم بعملية تحليل زمن المشروع لكي يعرف وقت التراخي Slack Time ولكي يقوم بعمل تسريع إكتمال المشروع بموازنة الوقت مع التكاليف بعملية تسمى التصادم Cost to Crashing او بتعبير اسهل هو ضغط مدة المشروع باقل تكلفة.

Cost to Crashing هو تقييم فائدة ضغط بعض الأنشطة من ناحية التكاليف والجدولة ومن هذا المنطلق يتوجب على مدير المشروع معرفة الأوقات والتكاليف التالية:

الزمن العادي (Normal Time (NT وهو الزمن الضروري الذي يجب ان تنتهي الأنشطة في خلال الضروف العادية.

التكلفه العادية (Normal Cost (NC وهي تكاليف الأنشطة المتصلة مع الزمن العادي.

وقت التصادم (Crash Time (CT هو الوقت الممكن لأنهاء المشروع.

تكلفة التصادم (Crash Cost (CC وهي تكاليف الأنشطة المتصلة مع تصادم الوقت.

عند تعجيل او تسريع عملية إنتهاء المشروع سوف يكون هناك زيادة في التكاليف المباشرة فيما لو ان المشروع بقى على وقته العادي. وعند تحليل التكاليف سوف يتضح لمدير المشروع أن  كل أسبوع يتم تقصيره او تعجيله سوف يترتب عليه زيادة في التكاليف المباشرة مثل أجور العمال ومواد البناء.

على سبيل المثال,لو شاهدنا جدول التقديرات بالاسفل النشاط B في مشروع بناء المقر العام , الزمن العادي هو 9 اسابيع متصل بتكاليف مباشرة بمقدار 50,000 ريال  وبالأمكان تقليصه او تقصيره بمقدار أسبوعان مع تكاليف تساوي 64,000 ريال سوف نحصل على تقليص بمقدار 2 أسبوعان مع زيادة بتكاليف تساوي 14,000 ريال .

هذه النتيجه هي حاصل تقصير الزمن العادي للنشاط B

14,000ريال  / 2 أسبوعان = 7000 ريال تكلفة التسريع بالاسبوع

تكاليف وقت التصادم = CC-NC/NT-CT

جدول يوضح تقديرات التكاليف المباشرة بالريال مع مدة كل نشاط بالأسابيع للمشروع

تقليل التكاليف 

هناك تكاليف غير مباشرة وهي المصاريف الإدارية ومصاريف نقل العمال ومصاريف المباني المؤقته والإهتلاك Depreciation.

هذه التكاليف تهم مدير المشروع لأنها تؤثر مباشرة في كفاءة الأرباح فلو افترضنا أن هذه التكاليف تساوي 8000 ريال للأسبوع الواحد وأيضا لو أفترضنا أن أصحاب الشأن Stakeholder وضعوا غرامة أو مخالفة بقيمة 20,000 ريال عن كل أسبوع تأخير وهم يريدون المشروع ان ينفذ في خلال 65 أسبوع رغم أن التقديرات الحسابية تشير انه سوف ينتهي في خلال 69 أسبوعا, هنا سوف يكون المشروع معرض للغرامه والتكاليف إلا اذا قام مدير المشروع بالتغييرات المطلوبه للأنشطة وقام بتعديل جدول المشروع.

حسناَ, اذا قام مدير المشروع بتقليص المشروع إلى 65 اسبوعا سوف يوفر 8000 ريال تكاليف غير مباشره عن كل اسبوع مقدم وسوف يوفر 20,000 ريال غرامه تأخير عن كل اسبوع أي 28,000 ريال.

ومما يتضح لنا في الجدول اعلاه ان التكاليف العادية المباشرة للمشروع تساوي 1,992,000 ريال

والتكاليف الثابته = 8000 ريال *69 اسبوعا = 552,000 ريال

(69 أسبوعا – 65 أسبوعا) * 20,000 = 80,000

80,000 + 552,000 = 632,000 ريال

632,000+1,992,000 = 2,624,000 ريال

هذه هي قيمة التكاليف في حال أنتهى المشروع متأخراً على 69 أسبوعا … وهذا ليس هو مايريده مدير المشروع! بل سوف يبحث عن أقل تكلفة بعملية التصادم Crashing في كل الأنشطة المجدولة لكي لاتتعدى تكاليف المشروع الميزانية المقرره. من مميزات التصادم الثانوية هي مثلا الأبتعاد عن الغرامة ووجود أيام أحتياطيه. وعملية التصادم هي ان يقوم مدير المشروع تقليل التكاليف المجدولة  ومعرفة كم يضع في عملية (تكلفة التصادم) عن طريق الخطوط الحرجه لكي يكون هناك توفير لايتعدى 28,000 ريال بالاسبوع…أي ان لو ان مدير المشروع لم يهتم بتقديم المشروع سوف يخسر اربعة اضعاف هذا المبلغ , أما لو انه قدم المشروع بتكلفة اقل من 28,000 ريال سوف يوفر الوقت بتقليص مدة المشروع وسوف يوفر المال بتقليل التكاليف المباشرة.

والطريقه هي كالتالي:

1. تحديد الأنشطة ذات المسار الحرج
2. أيجاد أقل تكلفه في الأنشطة ذات المسار الحرج
3. تقليل وقت النشاط حتى:

• يكون وقت النشاط لايمكن تقليله
• يكون هناك مسار حرج أخر

      المرحلة 1 

المسار الحرج كما عرفناه وحددناه في الموضوع الأول من تخطيط المشروع هو B-D-H-J-K وهو أطول مسار وهو 69 اسبوع

اقل مبلغ لنشاط موجود هو نشاط J وهو 1,000 ريال لماذا؟

لأن كما هو واضح 1,000 ريال اقل من 28,000 التي هي التكاليف المباشرة مع الغرامه..وهكذا

والتصادم أي التقليل يساوي 3 أسابيع كما هو واضح اعلاه في جدول التقديرات للتكاليف والوقت 69 اسبوع – 4 اسابيع = 66 اسبوعا

الأن المسار الحرج لم يتغير B-D-H-J-K

التوفير هو = 3 * (28,000 ريال) – 3(1,000 ريال) = 81,000 ريال

تكلفة المشروع  2,624,000 ريال –  81,000 ريال = 2,543,000 ريال

الأن أصبحت تكاليف المشروع في المرحلة الأولى أقل من السابق.

وتتوالى العمليات تلوى الأخرى في عملية التصادم  Crashing حتى نحصل على أقل تكاليف للمشروع وأقل مدة للمشروع مع التوفير في التكاليف الغير مباشرة كما هو واضح في الجدول التالي:

لقد تم عمل تحليل المفاضلة ووجد أن أقل مدة للمشروع هي 61 أسبوعا بمجموع تكاليف 2,506,000 ريال وعليه فأن هذا الجدول سوف يوفر 117,800 ريال وبناء على هذه المعطيات يجب المحافظة على هذا الجدول.

سوف أكمل المرحلة الأخيرة وهي تقييم المخاطر من موضوع تخطيط المشروع أنشالله في مدونتي القادمة وأتمنى أني اعطيت معلومات سهله عن الطرق العلمية في التخطيط في المشاريع.