تخطيط المشروع 2 / مرحلة الجدوله

في موضوعنا السابق شرحت كيف يبداء تخطيط المشروع عملياً , وهنا سوف اكمل الجزء المهم ألا وهو تطوير جدولة المشروع من قبل مدير المشروع وفريقه من دون استخدام برامج الحاسب الألي حيث تعتبر هذه الخطوات اهم الأساسيات في تعلم إدارة المشاريع, ومع هذه الخطوات بإمكان المتخصص إعداد خطط المشاريع باستخدام برامج  الحاسب الألي مثل مايكروسوفت بروجكت وبرمافيرا والعديد من البرامج.

لقد توقفت عند نقطة المسار الحرج في المشروع وقد اتضح لنا اين يقع المسار وايضا قد شرحت المسار الحرج للمشروع Critical Path وماهو ومايترتب على المشروع بسببه. الهدف الرئيسي الذي يريد ان يحققه مدير المشروع او قائد المشروع هو الانتهاء من إتمام المشروع في الوقت المحدد او قبل الوقت المحدد بقدر الإمكان الذي حدده المسار الحرج CP .

جدولة المشروع هي عملية مهمة تأتي بعد مرحلة التخطيط وهي عبارة عن سلسلة من العمليات المتتالية أي على سبيل المثال اذا اردت القيام بمشروع تجهيز قاعة اجتماع فلابد انك سوف تجهز كل المواد الازمة لإنهاء الاستعداد لهذا الامر فمثلا لابد ان يكون هناك تجهيز المأكولات والكراسي وكروت الدعوة والطاولات وجهاز البروجكتر وتصميم او تشكيل القاعه ووضع الزهور ووضع الإضاءات والبرنامج الذي سوف يتخلله الحفل وتوكيل المهام والمستقبلين أي الاشخاص المسؤلين عن ترتيب الحفل. طبعا سوف تكون هناك أولويات أو اسبقية لكل نشاط لتجهيز المكان, فمثلا لايمكن وضع الكراسي والطاولات الا بعد الانتهاء من تصميم القاعه او مثلا لايمكن جلب الأطعمة والمشروبات قبل وضع الطاولات والكراسي وهكذا وهذا بديهي Common sense , إذن الامر يحتاج ترتيب , الأول ثم مابعده ,وكل نشاط سوف يستغرق وقت محدد وعند الانتهاء منه ياتي النشاط الذي بعده وهكذا, هنا يتم عمل تقدير وقت كل نشاط وتكلفة كل التجهيزات والمعدات. فاجدولة المشروع لأي نشاط بسيط او صغير تقوم به في حياتك اليومية هي قريبة إلى حد كبير لأي مشروع.

مثال بسيط شائع يوضح كيفية جدولة تجهيز قاعه حفل

هنا أصبح لدينا فكرة عن كيفية جدولة المشروع , والأن لنكمل موضوعنا السابق في هذه المدونة الذي كان عن بناء مقر عام .

لقد وجدنا أن المسار الحرج في المشروع كان B – D – H – J – K بـ69 اسبوعا وهذا هو الوقت التقديري لإنهاء المشروع لأن هذا المسار هو اطول مسار وبما اننا حددنا ان مدير المشروع هو انت فيجب عليك ان تولي الاهتمام بهذه الانشطة الحرجة تماما وان تعمل مع باقي الفريق عليها بشكل دقيق وايضا من الأفضل الإهتمام بأي مسار مقارب لهذا المسار أي الذي اقل منه بقليل.

جدولة المشروع 

من المهم إكمال اي مشروع بالوقت المحدد وإلا تراكم العمل والغرامات المالية مما يضعف الجودة ويضعف الارباح من عملية إنشاء المشروع. وفي جدولة المشروع هناك تحديد بالبداية والنهاية وهنا يجب استخدام  التالي:

البداية المبكره ES) Earliest Start)  هي النهاية المبكرة للنشاط السابق, ومع اكثر من نشاط سابق يكون ES هو المتأخر من النهاية المبكرة أي الأطول في الوقت 

النهاية المبكرة EF) Earliest Finish)  هو نشاط يساوي بدايته المبكره + مدته المقدره او EF = ES+ t

البداية المتأخرة  LS)  Latest Start)  هو نشاط يساوي نهايته المتأخره – مدته المقدره او LS = LF – t

النهاية المتأخره LF) Latest Finish)  هي البداية المتاخره للنشاط اللاحق, ومع اكثر من نشاط لاحق يكونLF هو المبكر من البداية المتأخرة أي الأقصر في الوقت

عمليات أوقات البداية والنهاية وحساباتها هي مهمة لمدير المشروع لمعرفة أية نشاط يجب القيام به وهذا بناء على ماخطط له مع فريق المشروع مسبقا حيث تمت بداية الأنشطة من A و B  لانه لايوجد لهما انشطة سابقه  ولكن أيهما يأخذ الأولوية في البدء؟ فيجب علينا حساب قيم كل من ES , EF ,  LS و LF وسوف نبدء ES كالتالي:

 EF= A =0+12 =12      و     EF= B = 0+9 =9

ثم نأتي الى الأنشطة التي تبدأء مبكرة  وهيI , F و C والتي هي ايضا تاتي بعد الأنتهاء المبكر للنشاط A

ES= I = 12    و    ES = F = 12     و    ES= C = 12 

والأمر ينطبق على الأنشطة التي تبداء مبكرة وهي D و E والتي هي ايضا تأتي بعد الانتهاء المبكر للنشاط B

   ES = E = 9     و    ES= D = 9 

بعد ذلك يتم تحديد او حساب قيم EF لـI و F و C و D وE

EF= I= 12 +15 = 27     و     22 =  EF= F = 12+10      و     EF= C = 12+10=22

وأيضا

EF= D= 9+10 = 19       و      EF= E= 9+24= 33   

ثم نحدد ES للأنشطة G و D وهي EF من الأنشطة  المبكرة السابقة كالتالي:

ES = G= EF= C = 22    و    ES = H = EF = D = 19

نحدد قيم EF لـG و D وهي ES + t أي النشاط المبكر زائداً الوقت المقدر

EF = G = ES  + t = 22 + 35 = 57        و       EF = H = ES + t = 19 + 40 =59

الرسم بالاسفل يوضح تخطيط الشبكة من البداية الى النهاية مع وقت التراخي Slack time = s

عملك كامدير مشروع عليك القيام بتحديد قيم الوقت المبكر لكل نشاط. والأن كما هو ملاحظ بالرسم اعلاه نشاهد النشاط J  الذي له عدة انشطة سابقه ونريده أن يبدء , هنا سوف نختار المتأخر من الأنشطة السابقه كالتالي:

ES = J = 59  

 ES = J = 59 + 4=63

والأمر ينطبق كذلك على النشاط K  وسوف نختار المتأخر من الأنشطة السابقه كالتالي:

ES = K = 63 +6 = 69

لقد تم فعلا القول أن المشروع سوف ينتهي بـ69 أسبوعا.

الأن سوف تقوم بتحديد قيم LF و LS حيث يكون الحساب بالعكس أي من النهاية الى البداية كالتالي:

LS = K = LF = K – t = 69  – 6 =63

في الأنشطة السابقه لهذا النشاط يجب ان تنتهي عند 63 اسبوعا كما هو موضح اعلاه

ثم نحسب البداية المتأخره LS لهذه الأنشطة كالتالي:

LS = I = 63 -15 = 48       و       LS = F = 63 -10 = 53       و        LS = J = 63 – 4 = 59

هنا سوف نقوم بمثل العمليات على الأنشطة السابقة لـJ كالتالي:

LS = G = 59 – 35 = 24    و      LS = H  = 59 – 40 = 19      و      LS = E = 59 – 24 = 59 

والامر ينطبق على الأنشطة السابقة

LS = C = 24 – 10 = 14       و     LS = D = 19 – 10 = 9

سوف نحدد النشاط المبكر LS من الأنشطة السابقة وهو LS = C = 14 لأن A لديه اكثر من نشاط لاحق فيكون كالتالي:

LS = A= 14 – 12 = 2    

والأمر ينطبق على نفس النشاط B

LS = B = 9 -9 = 0

لقد تم عمل تخطيط الشبكة بالكامل وتم تقدير وتحديد الوقت من البداية الى النهاية وأيضا أي نشاط هو من يأخذ الأولوية في البدء وهو نشاط B لأنه LS بداية النشاط المتأخر تساوي صفر ولكي يتم انهاء المشروع بـ69 أسبوعا.

من الملاحظ بالرسم اعلاه في تخطيط الشبكة ان هناك وقت تراخي Slack Time  ولكن ماهو وقت التراخي؟ هو بكل بساطة الوقت المسموح به أن يتأخر النشاط من دون تأخير المشروع بالكامل. والتراخي لايوجد اطلاقا على خط المسار الحرج Critical Bath  ومن الملاحظ بالرسم اعلاه ان التراخي = 0 يوجد تحت مسار كل نشاط يقع على مسار الخط الحرج بالخط الاحمر. وفائدة التراخي هو ان يشدد الانتباه عليه لإعتبارات كثيرة كالمواد والموراد Resource وحساب وقت التراخي هو كالتالي:

وقت التراخي = البداية المتأخره – البدايه المبكره

او

S = LS – ES

في كل برامج الحاسب الخاصه بإدراة المشاريع كابرمافيرا Primavera P6 ومايكروسفت بروجكت Microsoft Project وغيرهم  تقوم هذه البرامج بحساب التراخي في كل الأنشطة لكي تساعد مدير المشروع على رصد تقدم المشروع , ووقت التراخي هو فرصة جيدة لمدير المشروع ان يقوم ببعض التعديلات والمناورات للتغلب على الصعوبات التي تواجه تقدم المشروع , على سبيل المثال ان يتم سحب بعض الموارد من الأنشطة التي بها تراخي وإرسالها الى الأنشطة المتاخره او التي سوف تتعرض إلى التأخير. وايضا هذه البرامج القوية توضح مسارات Gantt Chart وهي تعطي المسارات والأنشطة المجدولة.

سوف أكمل انشالله المشروع بدخولنا على تحليل المفاضلة والمخاطرة في مدونتي القادمة.

11 فكرة على ”تخطيط المشروع 2 / مرحلة الجدوله

  1. السلام عليكم
    انا مكلفة بعمل مشروع ولدي سؤال عن مرحلة الجدولة PRODUCING THE PROJECT SCHEDULE
    ماهي النقاط التي يجب ان اوضحها في هذه المرحله !
    هل اكتفي بتحديد نوع الapproch المتبع + الWBS + الGantt chart
    ارجو التوضيح
    مع خالص الشكر

  2. أهلا وسهلا بك أستاذ ريم .. واعتذر عن الأطالة في الرد حيث كان لدي بعض الاعمال.
    اجابتي هاي كالتالي:
    اولا تحديد الطريقة المتبعه وهي غالبا طريقة Gantt chart
    ثم تحليل المسارات الحرجة
    ووصف نطاق المشروع
    مع تطوير WBS

    وطريقتك هي سليمة وبامكانك اتباعها مع التحديث والتطوير مع الفريق.
    وهذا رابط باللغة الانجليزية يوجد فيه اهم النقاط بامكاني ارساله لك مترجم اذا اردتي عند مواجهتك مشكلة.
    http://www.pmi.org/passport/mar09/passport_mar09_seven-tips-on-how-to-build-a-solid-schedule.html

    شكرا لك وتمنياتي لك بالتوفيق

    • عذراً ما المقصود بالمسارات الحرجة !
      انا اتبعت الطريقة بشكل عكسي يعني :
      عمل الwbs للمشروع
      تحديد المهام
      اخيرا عمل الgantt chart

      • المسارات الحرجه هي المسارات المجدولة التي لايمكن ضغطها لأنه لايوجد بها فائض من الوقت كاغيرها التي بها وقت فائض..
        والمشروع يتأخر ان تم عليها اي تأخير بنفس المقدار.
        لو راجعنا المخطط (تخطيط المشروع 2) سوف نجد ان
        B – D – H – J – K
        هو المسار الحرج والذي سوف يستغرق 69 اسبوعا من عمل المشروع.

        اولا يجب عمل الwbs
        ثم تحديد المهام
        ثم gantt chart

        شكرا لك واذا اردتي اي استفسار اخر انا على استعداد بالاجابة

  3. سؤال آخر
    لما يكون المشروع software عبارة عن موقع مثلاً او تطبيق للهواتف الذكيه بحيث تخدم جهة معينه مثلا مستشفيات دوائر حكومية …إلخ
    حتى يعمل التطبيق يجب تغيير بعض الخصائص في الاماكن المذكورة اعلاه واضافة بعض الاضافات حتى يعمل التطبيق بالشكل المطلوب
    سؤالي // هل يجب ذكر هذه التعديلات الخاصة بالمكان في المشروع في الwbs !!
    بحيث تجزأ إلى قسمين قسم software وقسم equipment ويندرج تحت كل قسم مجموعه من المهام
    مع العلم اني سأعمل فقط على الsotware

    • أستاذه ريم اهلا بك

      نعم يجب تجزئة المشروع وعمل Break Down
      والتعديلات لابد ان تذكر وتتناسق لما هو موجود بـproject charter او (project statement)

      شكرا لك وطاب يومك

    • اهلا استاذ محمد
      بالامكان وجود اكثر من مسار حرج للمشروع ولكن يمكن ضغطه بتكاليف اكثر وهذا مكلف ومجهد وذلك بزيادة الضغط المادي مثل توريد المواد وزيادة اعداد العمال

  4. اولا شكرا جزيلا على المدونة الاكثر من رائعة و مع تمنياتى بدوام التوفيق
    ثانيا: اتعلمت كتير من الدونة و استفدت جدا منها و جاء دورى لاقدم شئ بسيط و هى دورة تخطيط المشاريع بأستخدام برنامج Microsoft Project مجاناً فى شكل دروس على اليوتيوب.

    مع تمنياتى للجميع بالتوفيق و الاستفادة

  5. تعقيب: تخطيط المشروع 2 / مرحلة الجدوله | الاكاديمية العربية الدولية

فضلاً اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s