تخطيط المشروع

هنالك طفرة كبيرة بالمشاريع لم تحدث من قبل في العالم وهذا مشاهد لهذا التوسع الضخم وخصوصا بدول الخليج العربي, وبالتحديد في المملكة العربية السعودية  نرى مشاريع كبيرة ومتوسطة وصغيرة تقام من قبل القطاع الحكومي والقطاع الخاص  وهذه المشاريع يصرف عليها اموال طائلة من أجل تحقيق  أهدافها المرجوه للمستفيدين وهذا بسبب ان هناك انتعاش كبير بالاقتصاد الخليجي والطلب بينما هنالك ركود في بعض البلدان. هنالك اسباب لهذا النمو بالمشاريع ولعل اهمها هو بالطبع ارباح الانتاج الكبيرة من البترول الذي هو المحرك الاساسي لكل المشاريع التنموية في الخليج وبالمملكة العربية السعودية…هذا مما دفع شركات واشخاص من كل انحاء العالم للعمل بالخليج للأستفادة من هذا التسارع والنمو الاقتصادي وايضا اتسع الإهتمام من قبل بعض المواطنين المهتمين بالمشاريع وخصوصا فئة الشباب بسبر اغوارها بالدخول فيها لجني ارباح او الدخول فيها لأخذ اكبر قدر ممكن من المعلومات والاستفادة منها علميا ومهنيا او بدخولها اكاديميا بدراستها بالجامعات او أخذ دورات عنها والتخصص فيها لما لها من عائد مادي كبير وهي أيضا تعطي ميزة إجتماعية للمتعاملين بالمشاريع.

المشاريع مفيدة جدا في تنمية المجتمعات المحلية في أي مكان بالعالم حيث تقوم معظم البلدان المتقدمة بطرح مشاريع توسعية وتنموية وبرامج عملاقة لكي يستفيد منها المجتمع المحلي  على جميع مستوياته وفئاته من المورد الى التاجر والحرفي والمهندسين بكل تخصصاتهم وكل من له علاقة بالمشروع بمجال تخصصه وحتى رجل الامن والمتخصصين بالبيئة وايضا العاطلون سوف يستفيدون من هكذا مشاريع لانها وبكل بساطة توظف بعض شرائح المجتمع وتنعش السوق المحلي بالبيع والشراء والاحترافية والخبرة. هنا نجد ان المشاريع بالمجمل تفيد المجتمعات بإستثناء المشاريع ذات المخاطر الصحية للبيئة حيث يكون عدم الاقتراب منها افضل وعملية استقطاب العاملين فيها صعب نظرا لخطورتها العالية كامعامل الانتاج النووي ومشاريع المواد الكيميائة الخاصة بالاسلحة وغيرها , هنا نجد ان الحكومات تبعد هذه المشاريع عن السكان.

حسب ماتعلمته وشاهدته على أرض الواقع هنا بالولايات المتحدة من أساتذة خبراء بالمشاريع أن المشاريع تنافسية لكل الشركات التي تريد العقود, البعض لايقبل المشروع والبعض يقتل المشروع وهو قد بدء فيه اي لايكمله  بعد اتضاح  الخسارة  او لعدم امكانياته البشرية والتكنولوجية وعدم الرغبة لأن بعد الدراسة تظهر النتائج بالفشل وعدم اتمام المشروع بالوقت المحدد وبالنوعية المطلوبة وبالمقاييس المحددة من قبل ممولي المشروع وبحسب التشريعات والقوانين الخاصة بأدارة المدينة, فهذا يؤدي لامحالة الى جلب سمعة سيئة وخسارة عملاء المستقبل هنا يجب على مدير المشروع الألتزام والتمسك بالعامل الاخلاقي وعدم المغامرة ولايجبر نفسه محاولا الحصول على هذا المشروع فاهناك احتمالات اخرى كا وقوع خسائر مادية ضخمة وربما ارواح . ولكن من يفوز بهذ المشاريع هو ألاقدر على تقديم جودة كاملة على المشروع  بكل المستويات وتسليم المشروع بالوقت المحدد والمستفيدين يجدون خدمات ومنتجات ذات جودة تخدم كل الأطراف وبسنوات عديدة والارباح تنموا من مع تكاليف قليلة على مصاريف التشغيل كامشاكل الاعطال والمشاكل القانونية والتقنية وغيرها.هناك مشاريع بالامكان القيام بها وبتكاليف قليلة ولكنها لاتعطي المتوقع والمأمول لأصحاب المصلحة Stakeholders  وايضا المستفيد او الناخب Constituent  وبالعكس هناك مشاريع ذات تكلفه قليلة ولكنها تقدم الهدف المطلوب بشكل كامل بسبب التحكم المتين بالوقت وبالمصاريف وتنفيذ كل المتطلبات حيث هناك احترافية صلبة بدقة المعلومات والبيانات الكمية للمشروع وهذه معلومات يجب الاعتماد عليها وهي ارقام صحيحة موضوعية لاشك فيه انها تساعد على دقة سير المشروع.

* راجع موضوع اهداف ادارة المشاريع تحت تصنيف ادارة المشاريع لمعلومات أوفى.

تحديد وتنظيم المشروع

قبل البدء بأي مشروع لابد ان يتم تحديد وتنظيم المشروع ودراسته بشكل منطقي دون الدخول بمتاهات العواطف سواء من الاصدقاء الذين سيباركون المشروع او أخذ فقط توصيات ليست مبنية على أسس علمية وهذه المتهات لها دور كبير في الدول الخليجية على المشاريع الصغيرة ,وهذا متعارف فيه لدينا في البيئة الثقافية للمشاريع. وايضا ترسية المشاريع عن طريق التفاوض بشكل غير موضوعي تؤدي الى ضعف المشروع حيث لايتم الألتفات الى البيانات والأرقام والمعلومات الدقيقة والوقت. بالتفاوض هنا تظهر شخصيات عارفة بطبيعة العادات والتقاليد, تحاول الاستفادة بتوظيف العواطف والكلام المنمق الخالي من أية اثباتات تعتمدعلى الارقام وهذه محاولات تجعل من ان إتمام المشروع على يدها سوف يكون بخير وبافضل حال من دون إعطاء معلومات دقيقة وهذه المعلومات الدقيقية لايلتفت اليها بعكس الدول المتقدمة التي تهتم كثير بها وبالوقت وبالأجابة المنطقية للتسأولات التي تطرح وتريد من من يقوم بالمشروع لديه معلومات وافيه وصريحه وقادر على التحكم بالوقت , بينما  في بيئتنا الثقافية بالمشاريع نجعل الوقت عامل خارج عن ارادتنا حيث نضع اللوم ان الوقت ليس بيدنا وانه مستقبلي غير معروف كمثلا ترديد (بكره انشالله) وهذا لاشك فيه ان غدا سوف يكون كل شيئ على مايرام وهذا كل مايتمناه الانسان ولكن عدم الاكتراث يبطيء إنجاز المشروع وتتسع التكاليف  عن مما هو مرصود له ولهذا يتم نسيان أهمية جدولة المشروع بالوقت المطلوب وضعف تقييم حركة ورود المواد الى موقع المشروع وأمتلاكها هي احد الاسباب ومن ألاسباب أيضا مثل ضعف تحديد المهام على الاطراف من قبل مدير المشروع وبالوقت المحدد وهذا مما يؤدي أيضا الى تعطيل المشاريع لدينا بشكل عام. ورغم ان التأخير به تسامح من قبل الممول ولكن هذا يؤدي الى ضعف المشروع وضعف العمل والخبراء الذين يشاهدون المشروع عن كثب سوف يعرفون من هو مدير المشروع .هذه ثقافة لدينا  في التأخير حيت على سبيل المثال التأخر نصف ساعه عن الموعد يعتبر وصول مبكر وعلى الوقت وهذا خطاء كبير, فا يجب ان يتنبه قائد المشروع  لهذه الثقافه لكي يسلم المشروع كما طلب منه وبافضل حال مما يعطيه ميزة المصداقية والأحترافية المهنية.

Defining the Scope تحديد المشروع  ونطاقه  وتنظيمه يجب ان يكون هو اول الخطط المبدئية كادراسة المشروع بما يتوافق مع الأستراتيجية المستهدفه, ايضا يجب تحديد المصادر للمشروع لكي يتم العمل والبدء بالمشروع. النطاق يعطي أهداف موجزة للمشروع وهو وصف  للعمليات المراد تحقيقها حيث يجب ان يحتوي  النطاق على كل الموارد في خلال دورة حياة المشروع للحصول على المخرجات. وعند التغيير في نطاق المشروع سوف يؤدي الى رفع التكاليف وزيادة الوقت وهذا يعرف بـScope Creep  حيث تم شرحها بالموضوع السابق في اهداف ادارة المشاريع.

أختيار مدير المشروع واختيار الفريق المساعد له بالمشروع هي خطوة تأتي بعد أختيار المشروع واختيار مدير المشروع  يجب ان تكون مهاراته موازيه لكل المهام التي سوف تناط به, ومن اهم المميزات التي يجب ان تتوفر بمدير المشروع هي كالتالي:

• قادر على تسهيل وحل الصراعات بين الاشخاص او التي سوف تواجه المشروع كاعدم تعاون بعض الاقسام مع بعضها , هنا يجب ان يكون مدير المشروع شخصية قياديه قادر على كسب الرضا من كل الاطراف بالاحترام والتقدير.
• التواصل مع الممولين واصحاب الشأن ورؤساء وفريق المشروع والعملاء ومسئولي المواد لكي يتم ضمان استمراية المشروع اما بطلب موارد اضافيه او حل اي مشكلة كالدعم اللوجيستي التي ربما سوف تعطل المشروع وجعل الدعم اللوجيستي متماسك مع خطط المشروع وكل هذا بالاتصال الفعال. والتواصل يأخذ كثير من وقت مدير المشروع وهذا مما يدل على ان المشروع يسير بشكل شفاف ومطمئن وايضا يدل على ان مدير المشروع مهتم من سير المشروع ويريد معرفة ماذا يحصل بالمشروع, بل ان التواصل قد يصل الى %90 من وقت مدير المشروع حسب ابحاث العالمين في ادارة المشاريع William Dow و Bruce Taylor في كتابهما Project Management Communication
• صاحب قرار لأي أمر يمس تأخر المشروع او أي امر اخر كالجودة وغيره , هنا يجب ان يتخذ قرارات حتى لو كانت صعبه فايجب عليه عقد الاجتماعات مع فريق المشروع لأتخاذ القرارت التي سوف يرفعها الى الأدارة العليا.

أختيار فريق المشروع هي ايضا خطوه بجانب اختيار مدير المشروع وهي لاتقل اهمية عنها, وفريق المشروع هم المنفذين لخطط مدير المشروع ويجب ان يتميزوا بعدة مميزات وهي كالتالي:

• الكفاءه التقنية للفريق يجب ان تكون هي الأساس في مهاراتها أي أن عضو الفريق يجب ان يتميز بقدرته على تحمل المهام الموكلة اليه ومعرفته بالحلول التقنية.
• الحساسية وسرعة البديهة بتجنب المشاكل والصراعات الداخلية حيث يجب على عضو الفريق ان يكون قادر على تفهم وحل وتخفيف اي نوع من هذه المشاكل بشكل لبق وسياسي وهذه يجب ان يتوفر في مدير المشاريع ايضا.
• الولاء والاخلاص للمشروع بتوفير كل المتطلبات التي يحتاجها فريق المشروع لجعل سير المشروع مطمئناً ومنجز بالوقت المحدد.

تخطيط المشروع 

بعد ان تم تحديد وتنظيم المشروع لابد ان تتم علمية صياغة الخطه للمشروع بتحديد المهمات التي يجب ان تنجز بجدولة الوقت بطريقة WBS.

سوف أطبق مثال بسيط لمشروع افتراضي لبناء مقر عام , وسوف نستخدم الأن الطريقة المتعارف عليها في بناء هيكل أشبه بالتنظيمي وهو الهيكل التفكيكي او الانهياري ان صح التعبير وهو يساعد في تحديد المهام وهناك برنامج يساعد مدير المشروع على القيام بذلك وهو برنامج Mindjet Software وهو يستخدم لدى مدراء المشاريع بالولايات المتحده, الان سوف نبداء بـWork Breakdown Structure هي طريقة تفكك المشروع من المهمات والانشطة الاكبر الى الاصغر وبمستويات ايضا من الاعلى الى الاسفل وهكذا, وكل مهمة لها شخص محدد يقوم بإدارتها ولنفترض انك انت مدير المشروع في هذا المثال.

الهيكل التفكيكي الخاص ببناء المقر العام WBS

من فوائد النظام التفكيكي WBS

1.   يساعد مدير المشروع والفريق في تحديد وتنظيم مدى Scope المشروع بدقه.
2. يساعد ايضا في تحديد المهام والموارد ورصد المشروع.
3. واخيرا يساعد في عملية الفحص المزدوج أي معرفة إنتهاء المهمة ثم فحصها مرة اخرى والتأكد من عدم نسيان أي نشاط او تداخل.

تخطيط الشبكه

هي طريقة بصرية سهله تساعد مدير المشروع على التحكم والمراقبة وهي تجعل من المشروع مرسوم بخطط وأنشطة مترابطة بعضها ببعض على شكل دوائر وأسهم ( Activity on Node  (AON وهي تسمى بيرت PERT  وهي اختصار Program Evaluation and Review Technique وايضا طريقة  CPM   وهي اختصار لـCritical Path Method هاتين الطريقتين سوف نستخدمها وهي لاتختلفا كليا ولكنهما تخدمان نفس الهدف وهي طريقة لايستغني عنها مدير المشروع المحترف أبدا وهي تحتاج تركيز وفهم لكيفية عملها وهي تساعد في عملية تقدير وقت المهام والأنشطة. وطريقتها هي ان المهمة لايمكنها البدء حتى تنتهي المهمة التي قبلها.

فوائدها :

انها تساعد فريق المشروع على تحديد وتنظيم البيانات الازمة بين الانشطة المترابطة اي على سبيل المثال عند انتها المهمة الاولى خلال اسبوع فالمهمة التالية تحتاج اسبوع لتبدأء وهذا يعطي المدير معرفة المدة لكل مهمة ومعرفة وقت وصول المواد الازمة لكل نشاط.

• تخطيط الشبكة يساعد ايضا المدير في تقدير مدة الانتهاء من المشروع واستغلال الوقت في عمليات اخرى.
• ويساعد في تحديد ومعرفة المهام التي ربما سوف تتأخر وتحديد(المسار الحرج) الذي يأثر على اتمام المشروع في الوقت المحدد.
• واخيرا يساعد مدير المشروع في تحليل الوقت والمفاضلة في تكاليف المواد.

كما قلت سابقا انت مدير المشروع في بناء المقر العام ولديك فريق إفتراضي الذي سوف يتولى المهام المبينة في الهيكل التفكيكي وسوف يستلم كل شخص مهتمه بحسب معرفته التقنية وقدراته وقد خطط وطور من قبلك بالتعاون مع الفريق بتقدير الوقت والانشطة بالأولويات.

الأن سوف يتم رسم تخطيط المشروع بشكل واضح من البداية الى النهاية وسوف نبداء بـA وB لأنهما اول المهام والتي ليس لبدايتهما انشطة سابقه, ثم رسم المهام التي تأتي بعد هذه المهمتين او النشاطيين الأساسيين وبدونهام لايمكن اكمال المشروع….الرسم التالي يوضح تخطيط الشبكة للمشروع:

اصبح الان لدينا خمسة مسارات Paths  وهي

 1- A – I – K

2-  A – F – K

3-  A – C – G – J – K

4-  B – D – H – J – K

5-  B – E – J – K

المسار الحرج الان هو رقم 4 وهو أطول وقت لكي ينتهي . والمسار الحرج  Critical Path هو سلسلة الانشطة والمهام التي تقع بين البداية والنهاية التي يكون فيها وقت النشاط اطول من غيره وهو المسار الذي يحدد انتهاء المشروع فلو ان احد الانشطة بالمسار الحرج تعطل فالمشروع سوف يتأخر لامحالة. الرسم التالي يوضح مسار الخط الحرج وهو اطول وقت.

سوف أكمل الجزء الثاني من تخطيط المشروع في مدونتي القادمة بمشيئة الله وسوف اكمل خطوة الجدولة للمشروع ومابعدها.